Как отразить покупку билетов для физлица (не сотрудника) в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП

В практике бывают ситуации, когда компания оплачивает авиабилеты, визы или иные расходы за физическое лицо, не являющееся сотрудником. Такие операции важно правильно отразить в учете, чтобы корректно передать данные в ИФНС и избежать вопросов по НДФЛ.

Разберем, как оформить эту операцию в программах 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом.

1. Позиция Минфина и нормы НК РФ

Согласно письму Минфина России от 22.01.2020 № 03-04-06/3342, стоимость авиабилетов и виз, оплаченных организацией за физическое лицо, признается доходом в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ.

В соответствии со статьей 211 Налогового Кодекса РФ, к доходам в натуральной форме относится оплата организацией за физическое лицо товаров, работ, услуг или имущественных прав.

Важно: если физлицо не является сотрудником организации, удержать налог с него невозможно.

В этом случае организация сообщает в налоговый орган о неудержанном налоге, а физлицо самостоятельно уплачивает НДФЛ на основании уведомления из ИФНС (5 статья 226 Кодекса).

 

 

2. Как отразить доход в 1С

Стоимость оплаченного билета признается натуральным доходом. 
Для отражения операции используйте документ Операция учета НДФЛ — он есть и в 1С:Бухгалтерии, и в 1С:ЗУП.

 

В 1С:Бухгалтерии
Путь: Зарплата и кадры → Все документы по НДФЛ → Создать → Операция учета НДФЛ

В 1С:Зарплата и Управление персоналом
Путь: Налоги и взносы → Все документы по НДФЛ → Создать → Операция учета НДФЛ

Важно: Документ Операция учета НДФЛ формирует движения только по регистрам, без бухгалтерских проводок.

Для отражения проводок используйте документ "Операция, введенная вручную"

 

 

3. Пример оформления

Ситуация: 

Организация в сентябре приобрела авиабилет на сумму 5 000 руб. для физического лица Иванова Геннадия, который не является сотрудником компании.

1. Сформируйте операцию учета НДФЛ
2. Заполните вкладки:
   • Доходы (рис. 1)
     • Код дохода выберите 2520 - Доход, полученный налогоплательщиком в натуральной форме, в виде полной или частичной оплаты товаров, выполненных в его интересах работ, услуг
     • Вид дохода – Натуральный доход (основная налоговая база)
   • Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов (рис. 2)
   • Передано в налоговый орган (рис. 3)

Обратите внимание на Дату получения дохода. Именно, от этой даты зависит отражение суммы налога в уведомлении об исчисленных суммах налогов и в 6-НДФЛ.

 

(кликните, чтобы увеличить)

(Рис. 1) Вкладка Доходы

 

(Рис. 2) Вкладка Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов

 

(Рис. 3) Вкладка Передано в налоговый орган

 

4. Проверка в отчетах

После формирования документа можно проверить отражение операции в отчетах:

• Справка 2-НДФЛ (Рис. 4) — показывает начисленный, но не удержанный налог.
• Отчет 6-НДФЛ (Рис. 5, Рис. 6) — фиксирует передачу налога в ИФНС.

 

(Рис. 4) Сводная справка 2-НДФЛ

 

(Рис. 5) 6-НДФЛ за 9 месяцев

 

(Рис. 6) 6-НДФЛ за год

 

(Рис. 7) Приложение 1. Физическое лицо Иван Геннадьевич 4 раздел справки 2-НДФЛ

 

В годовом отчете 6-НДФЛ формируются справки 2-НДФЛ.

Из 4 раздела справки 2-НДФЛ налоговая видит сумму неудержанного налога и направляет физлицу уведомление о необходимости его уплаты.

 

 

5. Итоги

Чек-лист на случай, если организация приобрела билет для физлица, не являющегося сотрудником:

• Отразите доход документом Операция учета НДФЛ (код дохода 2520).
  
  
• Сообщите в ИФНС о начисленном, но неудержанном налоге.
  
  
• Уведомите физлицо, что налог он обязан уплатить самостоятельно до 1 декабря года, следующего за годом получения дохода.

 

Оплатить задолженность по НДФЛ физлицо должно самостоятельно, не позднее 1 декабря года, следующего за тем, в котором оно получило доход, на основании налогового уведомления от ИФНС.

В программах 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом документ Операция учета НДФЛ позволяет корректно отразить такие операции и избежать ошибок при формировании отчетности.

---