Кейсы автоматизации

От автоматизации бизнес-процессов к повышению эффективности торговли.

Немного о нас:

Мы являемся группой компаний в Санкт-Петербурге. Наши направления деятельности это - логистика и поставка импортного оборудования. 

До автоматизации:

Изначально учет велся в нескольких программных средах: 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 и электронных таблицах Excel.

Не смотря на кажущуюся простоту ведения учета в  Excel, у него есть существенный недостаток - это разрозненность данных. У каждого менеджера свои файлики, свои записи, свой “порядок”, но все это скрыто от глаз руководителя. Особенно критично, когда непрозрачным, неуправляемым становится главный нематериальный актив компании - клиентская база. Поэтому мы хотели вести все взаимоотношения с клиентами в едином блоке.

Вторая проблема вытекала из первой - не было единой информационной базы. Мы не видели картину целиком, а значит не могли адекватно управлять процессом. В каком состоянии проекты? Кто из сотрудников чем сейчас занят? Выполнено ли мое задание? То есть, нам нужны были инструменты для контроля за процессами, а также для анализа эффективности сотрудников.    

Третьим вопросом были финансы.  В Excel мы конечно в целом сводили нужные цифры и считали финансовый результат, но в компании есть внутригрупповые обороты и учитывать в Excel нюансы формирования себестоимости или отслеживать задолженности перед собственными организациями уже проблематично. Хотелось выйти на новый уровень - видеть финансовую картину целиком, иметь возможность планировать денежные потоки, оценивать  результативность как отдельно взятого заказа, так и рентабельность направления бизнеса в общем.  

Как пришли к автоматизации:

На этапе выбора программного продукта специалистами компании “АРГОС КОНСАЛТ” было акцентировано внимание на «1С:Комплексная автоматизация» (КА), программе, предназначенной для полной автоматизации предприятия. Предложение нас заинтересовало, так как мы понимали, что автоматизация учёта, это задача,  которая для нас уже является первостепенной. Нами было принято решение, что специалисты “АРГОС КОНСАЛТ”, реализуют настройки в программе, соответствующие особенностям финансово-хозяйственной деятельности нашей компании и продемонстрируют её в работе. 

Как все происходило:

К нам в офис приехала специалист “АРГОС КОНСАЛТ”, побеседовала с каждым из  сотрудников и подготовила после встречи описание нашего бизнес-процесса в виде блок-схемы. Сам по себе процесс у нас не сложный, но тем не менее “положив” его на бумагу мы увидели некоторые несоответствия и уже на первых шагах внесли коррективы в свою работу - в частности более четко разделили функционал сотрудников.

После анализа бизнес-процессов специалисты предложили нам вести управленческий учет в разрезе сделок. Это решало сразу все три вопроса сразу - наличие рабочего места для менеджера, где сосредоточена информация как о клиенте, возможность позадачно планировать сделку (особенно важно для длительных проектов), а также видеть финансовый результат каждой сделки. 

За 3 недели сотрудниками 1С:Франчайзи был смоделирован пример в программе и продемонстрирован руководству. 

Еще в течение двух месяцев происходило внедрение. У нас был общий чат, в котором в любое время мы могли задать вопрос специалисту, обменяться информацией по текущим вопросам. Уже в режиме реальной работы мы дорабатывали нюансы управленческого учета, настраивали отчеты под нужды конкретных пользователей. Происходило поэтапное обучение сотрудников.

Результат: 

• Мы увидели собственную работу по-новому - переосмыслен функционал сотрудников.
• Все сотрудники ведут в программе свою часть работы, благодаря чему программа стала по-настоящему “живой”.
• В настоящее время у нас построена система управленческого учета, структурирована система ввода данных в соответствии со спецификой компании. 
• Дополнительно для нас была доработана форма документа “коммерческое предложение клиенту”, в котором помимо создания предложения мы можем рассчитать плановую себестоимость.
• Все важные для компании документы хранятся в одном месте и мы в любой момент можем к ним обратиться. Активно пользуемся заявками на расходование денежных средств. 

Выполненные работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Анализ бизнес-процессов
• Разработка предложений по ведению управленческого учета
• Доработка документа “Коммерческое предложение клиенту” 
• Обучение работы с программным продуктом
• Настроена синхронизация данных с 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0
• Настройка программного продукта

Хочу автоматизацию

Немного о нас:

Русские Кресла -  это молодая, амбициозная компания-производитель современных офисных кресел под собственной торговой маркой. Производственная площадка находится в Подмосковье (г. Орехово-Зуево) и рассчитана на выпуск более чем десяти тысяч кресел в месяц.

Как пришли к автоматизации:

 Управленческий учет мы ведем в 1С:Управление нашей фирмой в сервисе 1С:fresh. Бухгалтерский учет ведется в 1С:Бухгалтерии предприятия, в том же сервисе. Между конфигурациями настроен обмен типовыми средствами. При использовании правил типового обмена сотрудники бухгалтерии сталкивались со следующими проблемами:

• некорректный перенос платежных документов – овердрафт, комиссии банков и прочее
• изменение уже откорректированных документов в 1С:Бухгалтерии предприятия в случае изменений в исходном документе в 1С:УНФ  (в открытом периоде)
• приходилось регулярно вручную исправлять реквизиты платежных документов в 1С:Бухгалтерии предприятия, что занимало гигантское количество времени.

Как все происходило:

Специалистами "АРГОС КОНСАЛТ" был предложена, разработана и внедрена дополнительная обработка для 1С:Бухгалтерии предприятия.

Суть доработки: 

• Были разработаны шаблоны, которые можно редактировать и сохранять
• На основе шаблонов, в заданном пользователем периоде в зависимости от текста назначения платежа, автоматически изменились платежные документы

Реализована дополнительная обработка массово изменяющая реквизиты определенных документам согласно шаблонам, заданным пользователем.

Результат:

Проблема с ручной корректировкой была полностью решена – то, что раньше занимало по несколько дней в месяц, теперь делается всего в 5 кликов. Данная доработка существенно упростила жизнь линейному персоналу бухгалтерии, высвободив время на выполнение иной работы.

• Уменьшение рутинной работы
• Сокращение ручных операций
• Высвобождение времени на более эффективную работу

Хочу автоматизацию

ООО “Банда умников”
Включайтесь в веселое обучение вместе с Бандой!

Немного о нас:

«Банда умников» — издательство детских настольных игр, которые помогают легко и весело освоить важные навыки и школьную программу. Наши игры переведены на 20 языков и продаются по всему миру: от Канады до Израиля. За всё время продано более миллиона экземпляров игр! Обучающие игры и тетради, которые издает «Банда», сочетают веселый досуг с освоением базовых знаний и навыков благодаря методике игрового обучения. 

До автоматизации:

До начала проекта бюджетирование в компании велось в Excel, который не обеспечивал нужную оперативность, оставлял возможность допустить ошибки и потерять информацию, не обладал надежным функционалом для контроля исполнения бюджета. Контроль бюджета по каждой заявке проходил через согласование финансово-экономического отдела (ФЭО), сотрудник которого сверял закупку с данными, хранящимися в Excel.

Не было оперативности и достоверности при проведении закупочных процедур. Инициаторы закупок и дирекция не могли оперативно отслеживать статус по исполнению плана закупок и согласованию отдельных закупочных процедур. Процесс инициации закупки проходил с высокими рисками потерять информацию. Процесс согласования был неэффективен и сопровождался дублирующими операциями.

Кроме того, Microsoft Excel нельзя было интегрировать с другими учетными системами компании для анализа «План-факт-прогноз» или же применить для объединения бюджета и механизма закупок. Не было возможности оперативного контроля выполнения KPI руководителей центров финансовой ответственности (ЦФО).

Как пришли к автоматизации:

Так как мы уже запустили все остальные блоки в Комплексной автоматизации 2, специалисты компании «АРГОС КОНСАЛТ» обратили наше внимание на блок Бюджетирование и Планирование. Было принято решение, что специалисты 1С реализуют настройки в программе, которые бы соответствовали особенностям финансово-хозяйственной деятельности «Банды Умников» и продемонстрируют её в работе. 

Как все происходило:
К нам в офис приехал специалист «АРГОС КОНСАЛТ», побеседовал с каждым из  сотрудников отдела планирования и подготовил после встречи кейс нашего бизнес-процесса в виде смоделированных цепочек документов в информационной базе. Стало наглядно видно, как будет происходить весь рабочий процесс и мы приступили к автоматизации. Сам по себе процесс у нас не сложный, но “переложив” его на систему, мы увидели некоторые несоответствия в бизнес-процессах и уже на первых шагах внесли коррективы в свою работу — в частности, более четко разделили функционал сотрудников.

Результат: 

• Мы увидели собственную работу по-новому — переосмыслен функционал сотрудников.
• Все сотрудники ведут в программе свою часть работы, благодаря чему программа стала по-настоящему “живой”.
• В настоящее время у нас построены все бизнес процессы Компании. 
• Дополнительно для нас были доработаны правила получения фактических данных, так как на текущий момент типовые правила полноценно закрывают не все потребности выборки фактических данных.
• Все важные для компании документы хранятся в одном месте и мы в любой момент можем к ним обратиться.

Выполнены следующие работы:

• Обучение работы с программным продуктом.
• Настройка программного продукта.
• Ввод данных бюджета перенесен из Microsoft Excel в «1С:Комплексная автоматизация». Теперь информация вводится в программу специально разработанными документами, доступ к вводу данных разграничен по ролям. Через статусы документов реализованы механизмы согласования бюджета. 
• В системе разработаны Виды бюджетов компании, по которым создается и контролируются выполнение документов экцемпляр баджета. Участники бизнес-процесса получают отчетность непосредственно в системе. 
• Автоматизирован процесс ввода заявки на ввод новой номенклатуры и присвоения ей соответствия статье бюджета. Инициатор формирует заявку, которая по бизнес-процессу передается ответственному за ввод новой номенклатуры, а затем в финансово-экономический отдел для присвоения статьи бюджета. 
• На всех этапах предусмотрен автоматизированный бюджетный контроль. Заявка не может быть создана без наличия свободного бюджета. Сумма по заказам поставщика не может превышать бюджет договора. Основными инструментами для контроля выполнения бюджета и плана закупок стали специально разработанные отчеты. 
• Отчет «План-факт-прогноз» составляется из данных, которые ввели пользователи и данных, которые поступают из учетных программ. Отчет формируется в необходимом разрезе аналитик — направление деятельности, партнеры, центр финансовой ответственности, статьи, номенклатуры. 
• Отчет, отражающий статус исполнения бюджета закупок ЦФО в режиме онлайн, составляется в разрезе центров финансовой ответственности, статей, номенклатур и т.д. По каждой статье можно понять, на какой стадии исполнения находится бюджет (план, прогноз, неиспользованный бюджет, бюджет выбранный заказами). Отчет позволяет получить расшифровку каждой суммы и увидеть, какими документами она сформирована.

Хочу автоматизацию