Дорогие партнеры! Мы знаем, что многие предприятия сейчас испытывают трудности в связи с пандемией коронавируса.
Мы и сами испытали потрясение, когда в стране случилось столько изменений одновременно. Нам повезло — мы айти компания, некоторые сотрудники и так уже работали удаленно из других стран, а значит у руководителей был опыт как в организации труда самих сотрудников, так и технической возможности для удаленной работы. Поэтому мы быстро перевели всех на работу из дома и сейчас готовы помогать Вам!
Решили поделиться опытом и подготовили список решений и предложений, которые могут быть для кого-то известны, а для кого-то стать палочкой-выручалочкой в это непростое время. Дадим много ссылок и рекомендаций, но если этого будет недостаточно — не стесняйтесь и спрашивайте нас.
Обратитесь к нам за помощью
подскажем решение Ваших задач бесплатно
Инструменты для работы в кризис
- Работа с 1С
- Работа с почтой
- Прием звонков
- Общение сотрудников
- Видеосвязь
- Сдача отчетности
- Бесконтактный документооборот
- Проверка контрагентов
- Как правильно оформить сотрудников на удаленку
Работа с 1С
Для удаленки оптимальным и самым простым решением будет перевести 1С в облако. Так доступ к программе будет из любой точки мира, где есть Интернет, а за офисным железом не нужно следить.
Вам не придется осваивать новую программу — база организации со всеми данными будет доступна в том же виде, но с любого устройства.
- 1С:Фреш. Для перевода типовой 1С в облако можно воспользоваться предложением сервиса 1С:Фреш и работать в облачной 1С 30 дней бесплатно. Когда уляжется вся суматоха можно вернуть всё как было или остаться в облаках, если понравится.
- 1С:ГРМ или 1С:Аренда. Если Вашей программы нет в 1С:Фреш или программа нетиповая (доработанная), то можно воспользоваться сервисом ГРМ. После окончания пробного доступа в 30 дней можно оплачивать короткие периоды работы (~ 1000 рублей в месяц за пользователя).
Если переводить базу в облако нет возможности, то необходимо организовать удаленное подключение к офисным компьютерам:
- 1С-Коннект. Это бесплатный сервис. Принцип работы простой — Вы устанавливаете программу на рабочем и домашнем компьютере, задаете пароль подключения и подключаетесь к своему рабочему столу в офисе. Также программа позволяет коллегам общаться в режиме чата или совершать звонки.
- RDP. Еще одним вариантом (правда, без чата) будет подключение к офисным компьютерам по RDP. Такое подключение настраивается с помощью средств Windows.
Обратите внимание на антикризисные акции, запущенные в поддержку бизнеса:
Временные дешевые рабочие места 1С
Бесплатный запуск онлайн торговли
100 рабочих мест+Сервер+Документооборот
- Стоит упомянуть, что есть отдельные программы Ammy и TeamViewer. Обратите внимание, что для коммерческих целей данные программы поставляются только платно! Мы готовы предложить Вам эти программы по минимально возможной стоимости.
Работа с почтой
- Мы изначально выбрали для себя облачную почту. Сейчас Яндекс бесплатно предлагает использование корпоративной почты, даже со своим доменом. Можно всех перевести на облачную электронную почту.
- Если почта корпоративная обязательно должна быть локальной, то можно настроить пересылку на личную почту, чтобы вовремя реагировать на запросы клиентов, либо проверять письма при удаленном подключении к компьютеру.
Прием звонков
- Здесь нам тоже повезло изначально остановить выбор на облачной телефонии. Наш провайдер Mango telecom. Каждый сотрудник установил дома на компьютере или смартфоне программу, чтобы совершать и принимать звонки, поэтому наш номер не поменялся даже при удаленной работе.
- В качестве временной меры Вы можете настроить переадресацию на личные телефоны сотрудников с рабочих номеров.
Общение сотрудников
Общение сотрудников — это очень важный аспект здорового коллектива.
- Мы уже упоминали про бесплатный 1С-Коннект для удаленного подключения к компьютеру, но также этот сервис позволяет обмениваться сообщениями, по сути корпоративный чат. Можно создавать разные группы например, по отделам (у нас это техподдержка, отдел продаж, общая и т.д.) и общую группу для глобальных объявлений.
В 1С-Коннекте можно звонить коллегам, нужен только Интернет и гарнитура. Если нет гарнитуры, то можно установить программу на мобильный телефон и звонить с него через 1С-Коннект, не тратя деньги на связь.
Чтобы звонить на внешние номера, можно подключить свою телефонию в настройках программы и использовать 1С-Коннект как sip-клиент (как программу для совершения звонков из Вашей телефонии).
В 1С-Коннект у вас будет наша линия поддержки прямо в программе. Пишите и звоните нам, будем рады помочь!
- Система взаимодействий в 1С. В новых версиях программ 1С есть удобный функционал под названием “Система взаимодействий” — она позволяет обмениваться сообщениями, файлами, организовывать видео- и аудиоконференции прямо в программе 1С, оставлять комментарии к документам 1С, демонстрировать экран.
Вот так, например, выглядит обсуждение в документе:
А вот так групповые чаты:
Видеосвязь
Мы посчитали нужным организовать видеоконференции для планерок и обсуждений вопросов.
- Сервис ЗУМ предоставил возможность бесплатно проводить конференции и мы воспользовались этим. Сейчас разные отделы нашей компании собираются для обсуждений задач и целей на неделю, да и просто созваниваются по видеосвязи через ЗУМ. Приятно видеть родные лица и обсуждать работу как прежде. Подключаться можно с телефона или ПК.
- Можно воспользоваться классическим решением и созвониться для видеоконференции по скайп. Но качество конференций в zoom нам нравится больше.
- Еще один способ — видеоконференция в 1С (с помощью Системы взаимодействий, описанной выше). Тогда не нужно устанавливать ничего дополнительно.
Часть нашей команды на собрании:
Сдача отчетности
Если у Вас еще не подключена электронная отчетность, то самое время это сделать.
Налоговая инспекция временно приостановила прием граждан. По нашему мнению проще, безопаснее, а главное намного быстрее сдать отчетность электронно из 1С.
Бесконтактный документооборот
В текущих условиях могут возникнуть проблемы с передачей документов между юрлицами. Чтобы не обмениваться документами из рук в руки, рекомендуем подключить Электронный документооборот. Для этого нужна 1С и электронная подпись (подпись для отчетности подойдет).
Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, но отправляются прямо из 1С, а входящие документы загружаются в базу. Документы подписываются с двух сторон электронной подписью. Поможем подключить и научим пользоваться бесплатно.
Проверка контрагентов
Так как ситуация крайне нестабильная, многие компании могут просто не выжить в условиях кризиса. Чтобы вовремя отреагировать на изменения и проверить своих контрагентов воспользуйтесь сервисом 1СПАРК Риски. В связи с пандемией, в помощь бизнесу, открыт бесплатный доступ на 60 дней.
Сервис покажет статусы компаний в базе 1С (ликвидация, банкротство, смена директора...), даже если организация находится в процессе регистрации изменений. Плюсом, 1СПАРК Риски покажет индексы должной осмотрительности, что поможет принять взвешенное решение о сотрудничестве и проявить должную осмотрительность в условиях кризиса.
Как правильно оформить сотрудников на удаленку
- Если Вы переводите всех сотрудников на удаленную работу, то по законодательству необходимо подписать с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору. Скачать примерную форму заявления и доп.соглашения.
Если сотрудник уже отсутствует в офисе, то очень рекомендуем попросить его распечатать и подписать заявление (или написать от руки) и прислать Вам фото/скан. А при первой возможности заменить документы на официальные.
Помимо этого, необходимо внести изменения в локальные нормативные акты, в которых определен порядок документооборота, взаимодействия сотрудников, доступа к информационным базам и ресурсам компании.
- Если Ваша компания относится к непрерывнодействующим организациям, если сотрудникам необходимо нахождение на рабочем месте, то оформите и выдайте им справки, которые они смогут показать сотрудникам полиции на пути к рабочему месту и обратно.
- Раздел сайта ИТС, который может быть Вам полезен. В нем собраны основные письма Минфин и пояснения к ним, комментарии, сроки сдачи отчетности и многое другое
Если у Вас нет доступа к ИТС — оформим на неделю бесплатный!
Надеемся, что эта статья была полезна. Будем рады помочь с любым возникшим вопросом