Бюджетирование и Планирование в издательстве игр с помощью 1С:Комплексная автоматизация
ООО “Банда умников”
Включайтесь в веселое обучение вместе с Бандой!
Немного о нас:
«Банда умников» — издательство детских настольных игр, которые помогают легко и весело освоить
важные навыки и школьную программу. Наши игры переведены на 20 языков и продаются по всему миру: от Канады до Израиля. За всё время продано более миллиона экземпляров игр! Обучающие игры и тетради, которые издает «Банда», сочетают веселый досуг с освоением базовых знаний и навыков благодаря методике игрового обучения.
До автоматизации:
До начала проекта бюджетирование в компании велось в Excel, который не обеспечивал нужную оперативность, оставлял возможность допустить ошибки и потерять информацию, не обладал надежным функционалом для контроля исполнения бюджета. Контроль бюджета по каждой заявке проходил через согласование финансово-экономического отдела (ФЭО), сотрудник которого сверял закупку с данными, хранящимися в Excel.
Не было оперативности и достоверности при проведении закупочных процедур. Инициаторы закупок и дирекция не могли оперативно отслеживать статус по исполнению плана закупок и согласованию отдельных закупочных процедур. Процесс инициации закупки проходил с высокими рисками потерять информацию. Процесс согласования был неэффективен и сопровождался дублирующими операциями.
Кроме того, Microsoft Excel нельзя было интегрировать с другими учетными системами компании для анализа «План-факт-прогноз» или же применить для объединения бюджета и механизма закупок. Не было возможности оперативного контроля выполнения KPI руководителей центров финансовой ответственности (ЦФО).
Как пришли к автоматизации:
Так как мы уже запустили все остальные блоки в Комплексной автоматизации 2, специалисты компании «АРГОС КОНСАЛТ» обратили наше внимание на блок Бюджетирование и Планирование. Было принято решение, что специалисты 1С реализуют настройки в программе, которые бы соответствовали особенностям финансово-хозяйственной деятельности «Банды Умников» и продемонстрируют её в работе.
Как все происходило:
К нам в офис приехал специалист «АРГОС КОНСАЛТ», побеседовал с каждым из сотрудников отдела планирования и подготовил после встречи кейс нашего бизнес-процесса в виде смоделированных цепочек документов в информационной базе. Стало наглядно видно, как будет происходить весь рабочий процесс и мы приступили к автоматизации. Сам по себе процесс у нас не сложный, но “переложив” его на систему, мы увидели некоторые несоответствия в бизнес-процессах и уже на первых шагах внесли коррективы в свою работу — в частности, более четко разделили функционал сотрудников.
Результат:
- Мы увидели собственную работу по-новому — переосмыслен функционал сотрудников.
- Все сотрудники ведут в программе свою часть работы, благодаря чему программа стала по-настоящему “живой”.
- В настоящее время у нас построены все бизнес процессы Компании.
- Дополнительно для нас были доработаны правила получения фактических данных, так как на текущий момент типовые правила полноценно закрывают не все потребности выборки фактических данных.
- Все важные для компании документы хранятся в одном месте и мы в любой момент можем к ним обратиться.
Выполнены следующие работы:
- Обучение работы с программным продуктом.
- Настройка программного продукта.
- Ввод данных бюджета перенесен из Microsoft Excel в «1С:Комплексная автоматизация». Теперь информация вводится в программу специально разработанными документами, доступ к вводу данных разграничен по ролям. Через статусы документов реализованы механизмы согласования бюджета.
- В системе разработаны Виды бюджетов компании, по которым создается и контролируются выполнение документов экцемпляр баджета. Участники бизнес-процесса получают отчетность непосредственно в системе.
- Автоматизирован процесс ввода заявки на ввод новой номенклатуры и присвоения ей соответствия статье бюджета. Инициатор формирует заявку, которая по бизнес-процессу передается ответственному за ввод новой номенклатуры, а затем в финансово-экономический отдел для присвоения статьи бюджета.
- На всех этапах предусмотрен автоматизированный бюджетный контроль. Заявка не может быть создана без наличия свободного бюджета. Сумма по заказам поставщика не может превышать бюджет договора. Основными инструментами для контроля выполнения бюджета и плана закупок стали специально разработанные отчеты.
- Отчет «План-факт-прогноз» составляется из данных, которые ввели пользователи и данных, которые поступают из учетных программ. Отчет формируется в необходимом разрезе аналитик — направление деятельности, партнеры, центр финансовой ответственности, статьи, номенклатуры.
- Отчет, отражающий статус исполнения бюджета закупок ЦФО в режиме онлайн, составляется в разрезе центров финансовой ответственности, статей, номенклатур и т.д. По каждой статье можно понять, на какой стадии исполнения находится бюджет (план, прогноз, неиспользованный бюджет, бюджет выбранный заказами). Отчет позволяет получить расшифровку каждой суммы и увидеть, какими документами она сформирована.