Внедрение 1С:Комплексная автоматизация в логистической компании
От автоматизации бизнес-процессов к повышению эффективности торговли.
Немного о нас:
Мы являемся группой компаний в Санкт-Петербурге. Наши
направления деятельности это - логистика и поставка импортного оборудования.
До автоматизации:
Изначально учет велся в нескольких программных средах: 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 и электронных таблицах Excel.
Не смотря на кажущуюся простоту ведения учета в Excel, у него есть существенный недостаток - это разрозненность данных. У каждого менеджера свои файлики, свои записи, свой “порядок”, но все это скрыто от глаз руководителя. Особенно критично, когда непрозрачным, неуправляемым становится главный нематериальный актив компании - клиентская база. Поэтому мы хотели вести все взаимоотношения с клиентами в едином блоке.
Вторая проблема вытекала из первой - не было единой информационной базы. Мы не видели картину целиком, а значит не могли адекватно управлять процессом. В каком состоянии проекты? Кто из сотрудников чем сейчас занят? Выполнено ли мое задание? То есть, нам нужны были инструменты для контроля за процессами, а также для анализа эффективности сотрудников.
Третьим вопросом были финансы. В Excel мы конечно в целом сводили нужные цифры и считали финансовый результат, но в компании есть внутригрупповые обороты и учитывать в Excel нюансы формирования себестоимости или отслеживать задолженности перед собственными организациями уже проблематично. Хотелось выйти на новый уровень - видеть финансовую картину целиком, иметь возможность планировать денежные потоки, оценивать результативность как отдельно взятого заказа, так и рентабельность направления бизнеса в общем.
Как пришли к автоматизации:
На этапе выбора программного продукта специалистами компании “АРГОС КОНСАЛТ” было акцентировано внимание на «1С:Комплексная автоматизация» (КА), программе, предназначенной для полной автоматизации предприятия. Предложение нас заинтересовало, так как мы понимали, что автоматизация учёта, это задача, которая для нас уже является первостепенной. Нами было принято решение, что специалисты “АРГОС КОНСАЛТ”, реализуют настройки в программе, соответствующие особенностям финансово-хозяйственной деятельности нашей компании и продемонстрируют её в работе.
Как все происходило:
К нам в офис приехала специалист “АРГОС КОНСАЛТ”, побеседовала с каждым из сотрудников и подготовила после встречи описание нашего бизнес-процесса в виде блок-схемы. Сам по себе процесс у нас не сложный, но тем не менее “положив” его на бумагу мы увидели некоторые несоответствия и уже на первых шагах внесли коррективы в свою работу - в частности более четко разделили функционал сотрудников.
После анализа бизнес-процессов специалисты предложили нам вести управленческий учет в разрезе сделок. Это решало сразу все три вопроса сразу - наличие рабочего места для менеджера, где сосредоточена информация как о клиенте, возможность позадачно планировать сделку (особенно важно для длительных проектов), а также видеть финансовый результат каждой сделки.
За 3 недели сотрудниками 1С:Франчайзи был смоделирован пример в программе и продемонстрирован руководству.
Еще в течение двух месяцев происходило внедрение. У нас был общий чат, в котором в любое время мы могли задать вопрос специалисту, обменяться информацией по текущим вопросам. Уже в режиме реальной работы мы дорабатывали нюансы управленческого учета, настраивали отчеты под нужды конкретных пользователей. Происходило поэтапное обучение сотрудников.
Результат:
- Мы увидели собственную работу по-новому - переосмыслен функционал сотрудников.
- Все сотрудники ведут в программе свою часть работы, благодаря чему программа стала по-настоящему “живой”.
- В настоящее время у нас построена система управленческого учета, структурирована система ввода данных в соответствии со спецификой компании.
- Дополнительно для нас была доработана форма документа “коммерческое предложение клиенту”, в котором помимо создания предложения мы можем рассчитать плановую себестоимость.
- Все важные для компании документы хранятся в одном месте и мы в любой момент можем к ним обратиться. Активно пользуемся заявками на расходование денежных средств.
Выполненные работы:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Анализ бизнес-процессов
- Разработка предложений по ведению управленческого учета
- Доработка документа “Коммерческое предложение клиенту”
- Обучение работы с программным продуктом
- Настроена синхронизация данных с 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0
- Настройка программного продукта